Registrierkassenpflicht in Österreich

Ab wann eine Registrierkassa Pflicht ist

Die Registrierkassenpflicht gilt für Betriebe, die im Jahr mehr als 15.000 € Umsatz machen und davon mehr als 7.500 € bar einnehmen. Beide Grenzen müssen überschritten sein. Wichtig dabei: Als Bareinnahme zählt nicht nur Bargeld. Auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, Gutscheine und Bons gehören dazu. Ein Friseur mit 40.000 € Umsatz, bei dem fast alles über Bankomat läuft, braucht also genauso eine Kassa wie ein Wirt.

Die Pflicht beginnt nicht sofort. Sie gilt ab dem viertfolgenden Monat nach dem Zeitraum, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Wer die Grenzen im März überschreitet, muss ab Juli mit einer Registrierkassa arbeiten. Rechtsgrundlage ist § 131b der Bundesabgabenordnung.

Belegpflicht gilt ab dem ersten Cent

Unabhängig von der Kassenpflicht muss für jede Barzahlung ein Beleg ausgestellt werden, auch wenn der Betrieb unter den Grenzen liegt. Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und bis vor das Geschäftslokal mitnehmen. Ein Beleg darf auch elektronisch übergeben werden. Kassanova kann den Beleg als QR-Code anzeigen, den der Kunde mit dem Handy abfotografiert.

Was die RKSV vorschreibt

RKSV steht für Registrierkassensicherheitsverordnung. Sie gilt seit 2017 und schreibt vor, dass jede Registrierkassa eine Signaturkarte hat, mit der jeder Barbeleg elektronisch signiert wird. Die Signatur steht als QR-Code auf dem Beleg. Alle Buchungen landen in einem Datenerfassungsprotokoll, kurz DEP, das nicht verändert werden kann. Kassa und Signaturkarte müssen über FinanzOnline beim Finanzamt angemeldet sein.

Nach der Anmeldung wird ein Startbeleg erstellt und mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums geprüft. Zu jedem Monatsende macht die Kassa einen Monatsbeleg. Der Monatsbeleg vom Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg und muss bis 15. Februar geprüft werden. Das Datenerfassungsprotokoll ist mindestens einmal pro Quartal auf einen externen Datenträger zu sichern und sieben Jahre aufzubewahren. Fällt die Kassa oder die Signatur länger als 48 Stunden aus, muss das innerhalb einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

Das klingt nach viel, ist im Alltag aber wenig Arbeit, wenn die Kassa das übernimmt. Bei Kassanova machen wir die Anmeldung und den Startbeleg bei der Einrichtung. Monats- und Jahresbeleg, das Quartalsarchiv des Datenerfassungsprotokolls und die Sicherung auf einen USB-Stick erledigt die Kassa selbst beim Tagesabschluss.

Ausnahmen

Wer im Freien verkauft, ohne feste Verbindung zu einem Gebäude, etwa am Marktstand, beim Maroniverkauf oder beim Christbaumverkauf, ist bis 30.000 € Jahresumsatz von der Kassenpflicht ausgenommen. Das nennt sich Kalte-Hände-Regelung. Die Tageslosung darf dann per Kassasturz ermittelt werden.

Weitere Ausnahmen gibt es für kleine Vereinsfeste, für Warenautomaten mit Einzelumsätzen bis 20 € und für Umsätze außerhalb der Betriebsstätte, etwa wenn ein Installateur beim Kunden kassiert. Dort darf händisch ein Beleg ausgestellt und der Umsatz später in der Kassa nachgebucht werden. Ob eine Ausnahme im Einzelfall gilt, sollte der Steuerberater bestätigen.

Was eine Registrierkassa kostet

Die Kosten setzen sich aus Hardware, Software, Signaturkarte, Einrichtung und laufender Wartung zusammen. Bei vielen Anbietern kommen monatliche Gebühren je Kassa, je Zusatzmodul und für die Signatur dazu, manchmal auch Kosten je Beleg. Bei uns ist das alles in einem Paket, netto:

Miete: 36 Monate Laufzeit, einmalig 200 € Aktivierung, danach gehört die Kassa Ihnen, Software-Wartung enthalten. Kauf: zusätzlich Software-Wartung 9,90 € (Basis) bzw. 14,90 € (Gastro) pro Monat. Jedes Paket enthält Kassa mit Bondrucker, Kassenlade, RKSV-Signatur samt Anmeldung, Software, Einrichtung und Einschulung vor Ort (bis zwei Stunden, darüber hinaus 120 € pro Stunde). Alle Preise netto zzgl. USt. Zur Preisliste.

Mieten oder kaufen

Der Leistungsumfang ist bei beiden gleich. Beim Mieten zahlen Sie nichts an, die Rate läuft 36 Monate, dann gehört die Kassa Ihnen. Wartung, Updates und ein Austauschgerät bei Defekt sind in der Rate enthalten. Das passt für Betriebe, die die Liquidität schonen wollen oder gerade erst aufsperren.

Beim Kauf gehört die Kassa ab der Übergabe Ihnen, es gibt keine Laufzeit. Dazu kommt die Software-Wartung für Updates, Gesetzesänderungen und Support. Steuerlich wird die Kassa abgeschrieben, die Rate beim Mieten ist eine laufende Betriebsausgabe. Was für Ihren Betrieb günstiger ist, kann der Steuerberater am besten beurteilen.

Cloud-Kassa oder Kassa im Betrieb

Viele Anbieter arbeiten heute mit Cloud-Kassen. Die Belege werden auf Servern des Anbieters verarbeitet, dafür braucht die Kassa eine stabile Internetverbindung und es fällt eine laufende Gebühr je Kassa an. Fällt das Internet aus oder gibt der Anbieter das Produkt auf, steht der Betrieb an.

Kassanova arbeitet direkt am Gerät. Die Kassa kassiert auch ohne Internet, etwa beim Buschenschank am Hang oder im Festzelt. Die Daten bleiben im Betrieb und werden beim Tagesabschluss auf einen USB-Stick gesichert. Internet braucht die Kassa nur für Updates, Fernwartung und die Meldungen an FinanzOnline. Die Auswertungen sind trotzdem im Browser abrufbar, am Handy, Tablet oder PC.

Gastro oder Handel

Ein Gastronomiebetrieb braucht neben der Signatur einen Tischplan, Gänge, die Möglichkeit, Rechnungen zu teilen, Küchen- und Schankdruck und meist auch Funkbonieren mit Handgeräten. Dafür gibt es Kassanova Gastro. Ein Geschäft, ein Friseur oder eine Werkstatt braucht Artikel und Warengruppen, einen Barcode-Scanner, Rabatte, Kartenzahlung, den Tagesabschluss und oft Rechnungen auf A4 mit Kundenverwaltung. Das ist Kassanova Basis. Wechseln geht jederzeit, die Hardware bleibt dieselbe. Alle Funktionen stehen auf der Funktionen-Seite.

Umstieg auf eine neue Kassa

Wer schon eine Kassa hat, kann jederzeit wechseln. Wir übernehmen Artikel und Preise, melden die neue Kassa samt Signaturkarte bei FinanzOnline an, erstellen den Startbeleg und nehmen die alte Kassa außer Betrieb. Das Datenerfassungsprotokoll der alten Kassa muss sieben Jahre aufbewahrt werden. Nach etwa einer Stunde Einschulung arbeitet das Team mit der neuen Kassa. Bei Neuanmeldungen läuft es gleich, nur ohne Übernahme.

Registrierkassa in Leibnitz, Graz und der Südsteiermark

Wir sind die Rudolf Holzer GmbH & Co KG in Leibnitz, seit 1964 für Bürotechnik und IT in der Südsteiermark zuständig. Kassanova ist unsere eigene Kassensoftware. Einrichtung, Einschulung und Service machen wir vor Ort in Leibnitz, der Südsteiermark, Graz und Umgebung und der ganzen Steiermark. Betriebe in anderen Bundesländern betreuen wir per Fernwartung. Sie erreichen uns unter 03452 822 44-0 oder edv@holzer.or.at.

Die rechtlichen Angaben auf dieser Seite geben wir nach bestem Wissen weiter, Stand September 2026, ohne Gewähr. Verbindlich sind die Bundesabgabenordnung, die Registrierkassensicherheitsverordnung und die Informationen des Finanzministeriums unter bmf.gv.at und usp.gv.at. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.